Solé Soluciones Empresariales Ltda, cuenta con la infraestructura y organización, plataforma tecnológica y física necesarias para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información de datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en la prestación de servicios de Mantenimientos  y en general en el desarrollo de su objeto social.

Para tal fin y tratamiento de datos personales de los diferentes titulares, Solé Soluciones Empresariales Ltda ha establecido las siguientes pautas:

1. Solé Soluciones Empresariales Ltda cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información por parte de terceros no autorizados.
2. La información solicitada por Solé Soluciones Empresariales Ltda, a los titulares será la necesaria para garantizar la prestación del servicio de trabajo en misión conforme con el nivel de complejidad de la Empresa, y de acuerdo a lo exigido por las autoridades locales del ministerio de trabajo, y en general para dar cumplimiento a su objeto social, y a las normas que regulan las empresas de servicios de mantenimientos generales. Los datos Sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información, y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley.
3. Solé Soluciones Empresariales Ltda, velará por el estricto cumplimiento de los Derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirán Autorización previa de sus representantes; en ningún caso Solé Soluciones Empresariales Ltda, desatenderá el interés superior del menor.

El tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares por parte de Solé Soluciones Empresariales Ltda consiste en las siguientes operaciones:

• Recolección.
• Almacenamiento.
• Uso.
• Circulación.
• Supresión.
• Cualquier otra operación o conjunto de operaciones que sea necesaria dentro del objeto social de Solé Soluciones Empresariales Ltda, en su calidad de empresa prestadora de servicios de mantenimientos en general.

Las finalidades del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán las siguientes:

a) Usuarios y clientes: la información será utilizada para desarrollar las funciones propias de la institución, dar a conocer información empresarial, comercial y/o promocional de Solé Soluciones Empresariales Ltda, siempre relacionada con el objeto social y empresarial. Así como también, encuestas para realizar estudios de satisfacción, noticias o comunicados corporativos que Solé Soluciones Empresariales Ltda considere que pueden ser de su interés.

Los datos relativos al trabajo en misión serán protegidos de forma estricta por parte del personal de Solé Soluciones Empresariales Ltda por el carácter sensible de los mismos, por lo tanto, se tendrá en cuenta lo siguiente al momento de tratar datos de esta naturaleza:

Los empleados de Solé Soluciones Empresariales Ltda, están informados acerca de la sensibilidad de los datos de la empresa, las obligaciones y sanciones que implica el uso inadecuado de los mismos y el procedimiento a seguir en su tratamiento, el derecho de acceso por parte de otras personas diferentes al titular y la forma como los clasifican, comunican y entregan. Además, conocen sobre la importancia de no utilizar los datos personales de los usuarios y afiliados por fuera de la finalidad administrativa establecida. Por lo anterior, en Solé Soluciones Empresariales Ltda la protección de la información no solo será responsabilidad del personal administrativo, sino de todas las personas que tengan acceso a ella en la Institución con ocasión del ejercicio de sus funciones.

b) Contratistas y proveedores: Se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios correspondientes, haciendo seguimiento al comportamiento comercial de los mismos. Además, intercambiar información mensual para facilitar el conocimiento de los servicios que ofrece Solé Soluciones Empresariales Ltda, y en general, todos los aspectos que intervienen en la relación entre la Empresa y los diferentes contratistas; así como también, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés.

Además, cumplir las leyes aplicables a proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias.

c) Colaboradores: la información contenida en nuestras bases de datos de ex-empleados, empleados actuales y futuros candidatos a empleo se utilizará para que Solé Soluciones Empresariales Ltda tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal. Dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Se hará uso de los correos corporativos con el fin de facilitar el contacto entre empleados, enviar comunicaciones internas de interés y hacerlos partícipes de las actividades institucionales.

También se utilizarán para cumplir las leyes aplicables, incluyendo, pero sin limitarse, a las leyes laborales y de seguridad social.

Cualquier persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en Solé Soluciones Empresariales Ltda, tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta Entidad.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

Es importante tener en cuenta, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013, que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales y datos sensibles tendrá los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por Solé Soluciones Empresariales Ltda, en su calidad de Responsable del tratamiento de esta información:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Solé Soluciones Empresariales Ltda. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Solé Soluciones Empresariales Ltda, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la ley.
• Ser informado por Solé Soluciones Empresariales Ltda, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, Solé Soluciones Empresariales Ltda ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES SOLÉ SOLUCIONES EMPRESARIALES LTDA EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Solé Soluciones Empresariales Ltda, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
• Garantizar que la información que se suministre a los encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los encargados del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente les hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a dichos encargados se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar a los encargados del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
• Exigir a los encargados del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento, en la ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
• Informar a los encargados del tratamiento cuando una determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tratamiento respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Solé Soluciones Empresariales Ltda en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velará por el uso adecuado de los mismos.

PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular de la información contenida en la base de datos de Solé Soluciones Empresariales Ltda o por su representante legal, podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, mediante un correo electrónico a la dirección: atencionalcliente@www.solesoluciones.com, o enviando comunicación escrita a la siguiente dirección: Dosquebradas: Sede Administrativa, Carrera 9Bis No. 15-49 Bodega 10A (2)

Los colaboradores y trabajadores de Solé Soluciones Empresariales Ltda podrán gestionar sus peticiones y reclamos relacionados con los datos personales y datos sensibles por medio del área de Gestión Humana.

Contenido de las peticiones, consultas y reclamos:

Las peticiones, consultas y reclamos de los titulares sobre datos personales y datos sensibles deberán contener la siguiente información:

• Identificación del Titular (Nombres y apellidos, número de identificación) y los de sus representantes o causahabientes, si es del caso.
• Datos de localización del titular (dirección y teléfono) y los de sus representantes o causahabientes si es del caso.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o reclamo y documentos y demás medios probatorios que lo soportan.
• Firma del titular o su representante (Si se actúa por medio de representante, se debe anexar poder o autorización especial, o el registro civil o decisión judicial que permita acreditar la condición en que actúa el representante) y de sus causahabientes.

Procedimiento para peticiones y consultas:

Los Titulares, sus representantes o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de Solé Soluciones Empresariales Ltda quien suministrará a estos la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante, expresando las razones por las cuáles no se puede emitir respuesta en el término inicialmente indicado y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de inconformidad con la respuesta brindada por Solé Soluciones Empresariales Ltda, el titular o su representante podrá presentar su petición o consulta nuevamente, señalando los motivos de inconformidad.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante o causahabiente solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante Solé Soluciones Empresariales Ltda.

Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos:

Los titulares, sus representantes o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante Solé Soluciones Empresariales Ltda, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Solé Soluciones Empresariales Ltda, atendiendo los requisitos mínimos señalados en el procedimiento para peticiones y consultas. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que Solé Soluciones Empresariales Ltda, no sea competente para resolverlo, dará traslado del reclamo a quien corresponda, siempre que éste sea identificable, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado las razones por las cuáles no se puede emitir respuesta en el término inicialmente establecido y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de reclamo ante Solé Soluciones Empresariales Ltda.

SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Solé Soluciones Empresariales Ltda la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

2012. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2013. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
2014. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Solé Soluciones Empresariales Ltda.
2015. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: (i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. (ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. (iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Revocatoria de la Autorización

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad, Solé Soluciones Empresariales Ltda. ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y Solé Soluciones Empresariales Ltda. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, Solé Soluciones Empresariales Ltda. no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

VIGENCIA

La Política de Tratamiento y protección de datos Personales de Solé Soluciones Empresariales Ltda, rige a partir del 1 junio de 2017 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de Solé Soluciones Empresariales Ltda. Las bases de datos administradas por Solé Soluciones Empresariales Ltda tendrán duración indefinida, encontrándose sometidas a la vigencia de la sociedad, todo de conformidad con la normativa vigente.