Política de tratamiento de datos personales

1. Objetivo y marco legal

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, con el propósito de garantizar que Solé Soluciones Empresariales S.A.S. (en adelante “Solé”) realice el tratamiento de los datos personales en estricto cumplimiento de la normativa vigente, respetando los derechos de los titulares y asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

2. Responsable del tratamiento

Solé Soluciones Empresariales S.A.S.

NIT: 900.241.655-2

Domicilio: Carrera 9 A Bis No. 15-49 Bodega 10 A (2), Barrio La Macarena, Dosquebradas, Risaralda, Colombia.

Correo: ventas@solesoluciones.com

Teléfono: +57 316 0106830

Sitio web: www.solesoluciones.co

3. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de los datos personales de clientes, usuarios del sitio web, prospectos, proveedores, contratistas, colaboradores (empleados, ex empleados y candidatos) y, en general, de cualquier persona natural cuyos datos sean tratados por Solé en el marco de sus actividades comerciales y de prestación de servicios técnicos y venta de equipos del sector HORECA.

4. Definiciones

●       Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales.

●       Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

●       Dato personal: Información asociada o que pueda asociarse a una o varias persona(s) natural(es) identificada(s) o identificable(s).

●       Dato personal sensible: Aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. salud, datos biométricos, orientación política, etnia, creencias, etc.).

●       Responsable del tratamiento: Quien por sí mismo o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o su tratamiento (en este caso, Solé).

●       Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, trate datos por cuenta del Responsable del tratamiento.

●       Tratamiento: Cualquier operación u operaciones sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

●       Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

5. Principios del tratamiento

Solé aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada, conforme a la Ley 1581 de 2012.

6. Tipos de datos tratados

●       Identificación y contacto: nombre, documento, correo, teléfono, cargo, empresa, dirección.

●       Comerciales y financieros: historial de compras, cotizaciones, datos de facturación y tributarios.

●       Laborales: información de empleados, ex empleados y candidatos (hojas de vida, seguridad social, evaluaciones, referencias).

●       Soporte técnico: información de equipos atendidos, historial de mantenimiento y evidencia fotográfica o audiovisual del servicio.

●       Biométricos y de seguridad: imágenes captadas por cámaras de videovigilancia en las instalaciones de Solé, usadas exclusivamente con fines de seguridad y control de acceso.

●       Datos sensibles: sólo se recolectan cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa del titular.

●       Menores de edad: únicamente si existe autorización del representante legal y se respeta su interés superior.

7. Finalidades del tratamiento

7.1. Usuarios y clientes

●       Gestionar solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra, garantías y servicios posventa.

●       Comunicar información comercial, técnica o promocional relacionada con productos y servicios de Solé.

●       Realizar encuestas de satisfacción, análisis estadísticos y estudios de mercado.

●       Cumplir obligaciones legales, contractuales y contables.

●       Administrar evidencia fotográfica o documental de servicios técnicos prestados.

7.2. Proveedores y contratistas

●       Gestionar procesos de vinculación, compras, pagos y cumplimiento contractual.

●       Evaluar desempeño y cumplimiento de obligaciones legales y tributarias.

●       Comunicar información operativa y comercial de interés mutuo.

7.3. Colaboradores y candidatos

●       Gestionar procesos de selección, contratación, nómina, formación, seguridad y salud en el trabajo.

●       Cumplir obligaciones laborales y de seguridad social.

●       Enviar comunicaciones internas e institucionales.

●       Responder requerimientos de autoridades competentes.

8. Tratamientos realizados

Los datos personales podrán ser objeto de operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o transferencia (nacional o internacional), actualización, rectificación o supresión, conforme a las finalidades informadas y autorizadas.

 

9. Autorización del titular

Solé obtiene la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por medios físicos o electrónicos, o mediante conductas inequívocas que indiquen su consentimiento (por ejemplo, el envío voluntario de información para recibir una cotización).

La autorización para el tratamiento de datos sensibles o de menores de edad requiere manifestación expresa y reforzada.

10. Casos en los que no se requiere autorización

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando:

1. La información sea solicitada por autoridad competente o por orden judicial.
2. Se trate de datos de naturaleza pública.
3. Exista urgencia médica o sanitaria.
4. Sea información utilizada con fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley.
5. Se refiera al registro civil de las personas.

11. Transferencias y transmisiones internacionales de datos

Solé podrá transferir o transmitir datos personales a proveedores tecnológicos o aliados ubicados en el exterior (por ejemplo, Odoo en la Unión Europea, Google o Meta en Estados Unidos o Irlanda) únicamente cuando:

●       El país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección conforme a la SIC, o

●       Existan cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos jurídicos que garanticen la protección de los datos.

En todo caso, Solé velará porque los encargados cumplan estándares equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana.

12. Derechos de los titulares

Los titulares de la información tienen derecho a:

●       Conocer, actualizar y rectificar sus datos.

●       Solicitar prueba de la autorización otorgada.

●       Ser informados del uso dado a sus datos.

●       Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

●       Solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización cuando no se respeten los principios legales.

●       Acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento.

13. Deberes de Solé como responsable

Solé se compromete a:

●       Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.

●       Conservar la información bajo medidas técnicas, administrativas y humanas de seguridad.

●       Asegurar que los datos sean veraces, completos y actualizados.

●       Rectificar información incorrecta y comunicarlo a los encargados.

●       Exigir a terceros el cumplimiento de condiciones de confidencialidad y seguridad.

●       Reportar a la SIC incidentes de seguridad cuando corresponda.

●       Atender los requerimientos de la autoridad de control.

14. Procedimientos para ejercer derechos

14.1. Canales de atención

Correo: ventas@solesoluciones.com

Teléfono: +57 316 0106830

Domicilio: Carrera 9 A Bis No. 15-49 Bodega 10 A (2), Barrio La Macarena, Dosquebradas, Risaralda, Colombia.

Los colaboradores pueden realizar sus solicitudes a través del área de Gestión Humana.

14.2. Consultas

El titular podrá consultar su información.

Plazo de respuesta: 10 días hábiles desde la radicación.

Si no es posible responder en ese plazo, se informará la causa y se responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes.

14.3. Reclamos

Cuando el titular desee actualizar, corregir o suprimir sus datos:

●       Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanación en 5 días hábiles; si no se responde en 2 meses, se entenderá desistido.

●       Si Solé no es competente, se trasladará en 2 días hábiles al responsable correspondiente.

●       Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.

●       Plazo máximo de respuesta: 15 días hábiles; si se requiere más tiempo, se informará la causa y la nueva fecha (máximo 8 días hábiles adicionales).

15. Supresión y revocatoria

El titular puede solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización cuando:

●       El tratamiento no cumpla con los principios legales.

●       Los datos hayan dejado de ser necesarios para la finalidad.

●       Haya vencido el tiempo legal o contractual de conservación.

No procederá la supresión cuando exista deber legal o contractual de conservar la información, o cuando sea necesaria para fines judiciales, fiscales o de interés público.

16. Seguridad de la información

Solé aplica medidas de seguridad técnicas, humanas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:

●       Conexiones cifradas mediante HTTPS.

●       Firewalls y control de accesos.

●       Respaldo y recuperación de información.

●       Protocolos internos de confidencialidad.

●       Capacitaciones al personal.

●       Cumplimiento de lineamientos ISO/IEC 27001 y recomendaciones de la SIC.

17. Conservación y vigencia

Los datos se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y los plazos exigidos por las normas laborales, contables, fiscales y comerciales.

Una vez cumplidas las finalidades, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

La presente Política rige desde su publicación y se mantendrá vigente mientras Solé realice tratamiento de datos personales.

18. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Cuando legalmente corresponda, Solé registrará y mantendrá actualizada la información de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Modificaciones

Solé podrá modificar esta Política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos o internos. Las modificaciones entrarán en vigencia a partir de su publicación enwww.solesoluciones.com

Se recomienda a los titulares revisar periódicamente esta sección.

20. Relación con otras políticas

Para información sobre el uso de datos de navegación, formularios y cookies, consulte la Política de Privacidad Web disponible en:

https://sole-solutionns.odoo.com/politica-de-privacidad